Polityka prywatności

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Planowo Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Marszałkowskiej 84/92, 00-514 Warszawa. Spółka została założona w 2018 roku i prowadzi działalność edukacyjną oraz doradczą w zakresie planowania dnia i organizacji pracy. W sprawach dotyczących ochrony danych możesz kontaktować się z nami:

• - Adres e-mail (sprawy prywatności): [email protected]
• - Adres e-mail (kontakt ogólny): [email protected]
• - Telefon: +48 22 250 19 80
• - Adres korespondencyjny: ul. Marszałkowska 84/92, 00-514 Warszawa

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku przy obecnym zakresie działalności. Wszystkie wnioski dotyczące praw osób, których dane dotyczą, obsługujemy bez zbędnej zwłoki poprzez wskazany adres e-mail do spraw prywatności lub pocztą tradycyjną.

2. Jakie dane zbieramy

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytania, realizacji konsultacji, zapewnienia działania serwisu oraz – za Twoją zgodą – prowadzenia analiz i komunikacji marketingowej. W szczególności są to:

• Dane identyfikacyjne: imię i nazwisko (gdy je podasz w formularzu).
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie).
• Dane dotyczące zapytania: temat, treść wiadomości oraz kontekst sprawy.
• Metadane komunikacji: data i godzina kontaktu, status odpowiedzi.
• Dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory plików cookies, informacje o przeglądarce i urządzeniu, podstawowe dane o interakcjach na stronie (np. odwiedzane podstrony) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania serwisu, a statystyki wyłącznie po wyrażeniu stosownej zgody.
• Preferencje prywatności: wybory dotyczące cookies zapisane w naszym mechanizmie zgód.
• Dane rozliczeniowe: wyłącznie jeśli zdecydujesz się na płatne usługi, przetwarzamy dane wystawienia faktury zgodnie z prawem (np. nazwa, adres, NIP).

Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych, np. zdrowotnych, poglądów politycznych). Prosimy, abyś nie przekazywał takich informacji w treści wiadomości. Jeśli przypadkowo do nas trafią, usuniemy je i poinformujemy Cię o tym.

3. Sposoby pozyskiwania danych

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie, gdy korzystasz z formularza kontaktowego lub gdy komunikujesz się z nami e-mailem bądź telefonicznie. Dodatkowo, dane techniczne gromadzone są automatycznie przez serwer w dziennikach zdarzeń (logach) w celu zapewnienia bezpieczeństwa i niezawodności. Za Twoją zgodą możemy stosować narzędzia analityczne (np. Google Analytics 4) oraz narzędzia marketingowe (np. Meta Pixel), które wykorzystują pliki cookies lub podobne technologie do zrozumienia sposobu korzystania z serwisu oraz dopasowania treści reklamowych.

• Formularz kontaktowy na stronie – dane wprowadzone przez użytkownika.
• Korespondencja e-mail/telefon – treść zapytań i odpowiedzi.
• Logi serwera – adres IP, nagłówki przeglądarki, znaczniki czasu, podstawowe informacje o żądaniach.
• Cookies i podobne technologie – za Twoją zgodą do celów analitycznych i marketingowych; niezbędne cookies działają zawsze, aby strona funkcjonowała poprawnie.

Ustawienia cookies możesz w każdej chwili zmienić za pomocą naszego banera i panelu preferencji. Szczegółowe informacje znajdziesz w Polityce cookies.

4. Podstawy prawne przetwarzania (art. 6 RODO)

Przetwarzamy dane zgodnie z zasadami RODO na następujących podstawach prawnych, zależnie od kontekstu:

• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) – np. na kontakt zwrotny po wysłaniu formularza, na wykorzystanie plików cookies w celach analitycznych i marketingowych, na otrzymywanie materiałów informacyjnych.
• Wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b) – gdy ustalamy szczegóły konsultacji, rezerwujemy terminy, realizujemy świadczenia w ramach programu.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) – zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, zapobieganie nadużyciom, prowadzenie podstawowych statystyk funkcjonowania strony w sposób zanonimizowany lub zagregowany, obsługa korespondencji, dochodzenie lub obrona roszczeń.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) – przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej przez okres wymagany przepisami.

Tam, gdzie opieramy się na zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. W obszarach, gdzie działamy na podstawie uzasadnionego interesu, możesz wnieść sprzeciw – rozpatrzymy go, biorąc pod uwagę Twoją sytuację i nasze potrzeby prawne lub techniczne.

5. Cele przetwarzania

Wykorzystujemy Twoje dane wyłącznie w jasno określonych celach:

• Udzielenie odpowiedzi na zapytania i prowadzenie korespondencji.
• Organizacja i realizacja konsultacji oraz procesu edukacyjnego w ramach programu Planowo.
• Zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania strony (monitoring logów, zarządzanie incydentami).
• Tworzenie zagregowanych statystyk odwiedzin i skuteczności treści – po wyrażeniu zgody na analitykę.
• Prezentowanie trafniejszych treści reklamowych w zewnętrznych serwisach – wyłącznie po Twojej zgodzie na cookies marketingowe.
• Wypełnienie obowiązków prawnych, w tym rozliczeniowych i podatkowych.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi z naszą działalnością.

6. Okresy przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z poszanowaniem zasad ograniczenia przechowywania:

• Wiadomości z formularza i korespondencja: do 2 lat od ostatniej interakcji lub do czasu skutecznego sprzeciwu/wycofania zgody.
• Dane dotyczące konsultacji i umów: przez czas trwania współpracy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń (zwykle do 6 lat).
• Dane księgowe i podatkowe: przez okres wymagany przepisami (zazwyczaj 5 lat liczonych od końca roku podatkowego).
• Dane analityczne (GA4): standardowo do 14 miesięcy, licząc od daty ostatniej aktywności, wyłącznie po udzieleniu zgody.
• Preferencje cookies: 12 miesięcy, chyba że wcześniej zmienisz wybór.
• Kopie zapasowe systemów: zgodnie z cyklem retencji technicznej od 30 do 90 dni, po czym dane są nadpisywane.

7. Udostępnianie i powierzenie danych

Nie sprzedajemy Twoich danych. Dane mogą być powierzane zaufanym podmiotom przetwarzającym wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na naszą rzecz, zgodnie z umowami powierzenia i wymogami RODO:

• Hosting i infrastruktura: OVHcloud sp. z o.o., ul. Swobodna 1, 50-088 Wrocław (centra danych zlokalizowane w UE).
• Poczta i narzędzia biurowe: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia (Google Workspace).
• Analityka: Google Ireland Limited (Google Analytics 4) – wyłącznie po Twojej zgodzie.
• Narzędzia marketingowe: Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel) – wyłącznie po Twojej zgodzie.
• Obsługa bezpieczeństwa i wsparcie techniczne: wyspecjalizowani dostawcy IT działający jako podmioty przetwarzające w UE.

Dane mogą być również przekazywane organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, wyłącznie w granicach obowiązku prawnego. W przypadku połączeń, podziałów lub przekształceń spółki poinformujemy o zmianach administratora w sposób przejrzysty.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców narzędzi (np. Google, Meta) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosujemy odpowiednie zabezpieczenia prawne, w szczególności Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz dodatkowe środki techniczne, takie jak pseudonimizacja i ograniczanie zakresu danych. Przekazywanie odbywa się wyłącznie, gdy wyrazisz stosowną zgodę na daną kategorię cookies lub gdy jest to niezbędne do realizacji usługi.

Możesz uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń poprzez kontakt na adres [email protected]. Zawsze dążymy do wyboru rozwiązań, które umożliwiają przetwarzanie danych w UE, a gdy to możliwe – przetwarzamy dane w formie zagregowanej lub zanonimizowanej.

9. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa w odniesieniu do danych osobowych:

• Dostęp do danych – informacja, czy przetwarzamy Twoje dane i w jakim zakresie, wraz z kopią danych.
• Sprostowanie – poprawienie nieprawidłowych lub niekompletnych informacji.
• Usunięcie („prawo do bycia zapomnianym”) – w określonych sytuacjach, gdy dane nie są już potrzebne lub wycofasz zgodę.
• Ograniczenie przetwarzania – na czas rozpatrywania zastrzeżeń lub żądań.
• Przenoszenie danych – otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazanie ich innemu administratorowi, gdy podstawą jest zgoda lub umowa i przetwarzanie odbywa się automatycznie.
• Sprzeciw – wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania marketingowego (jeśli miałoby miejsce).
• Wycofanie zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected] lub listownie na nasz adres. W celu weryfikacji tożsamości możemy poprosić o dodatkowe informacje. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca, a w sprawach złożonych – w ciągu dwóch miesięcy z podaniem przyczyn wydłużenia terminu.

Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Więcej informacji znajdziesz na stronie UODO. Zachęcamy jednak, aby w pierwszej kolejności skontaktować się z nami – postaramy się pomóc i wyjaśnić sprawę.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na Twoim urządzeniu, które pozwalają rozpoznać przeglądarkę i dostosować działanie serwisu. Na naszej stronie domyślnie aktywne są wyłącznie pliki niezbędne. Dodatkowe kategorie (analityczne, marketingowe) uruchamiamy wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies.

• Niezbędne – umożliwiają podstawowe funkcje serwisu i bezpieczeństwo; wygasają zazwyczaj po zakończeniu sesji lub w krótkim terminie.
• Analityczne (np. GA4) – pomagają zrozumieć korzystanie z serwisu; okres przechowywania danych analitycznych zwykle do 14 miesięcy.
• Marketingowe (np. Meta Pixel) – wspierają dopasowanie treści reklamowych; typowo ważne do 3–6 miesięcy.

Zgodami możesz zarządzać w każdej chwili, klikając przycisk w banerze cookies (Akceptuj/Odrzuć/Dostosuj). Możesz również zmienić ustawienia przeglądarki, aby blokować zapisywanie cookies lub otrzymywać powiadomienia o ich umieszczaniu. Szczegóły znajdziesz w Polityce cookies.

11. Zabezpieczenia i minimalizacja danych

Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy bezprawnym ujawnieniem. W szczególności: szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS), kontrola dostępu po stronie dostawców usług, ograniczenia uprawnień w systemach, regularne aktualizacje oprogramowania, a także wewnętrzne procedury nadawania i odbierania dostępów. Przetwarzamy tylko te informacje, które są niezbędne do realizacji celu. Okresowo dokonujemy przeglądu zakresów danych i terminów ich przechowywania, aby usuwać dane zbędne. W przypadku naruszenia ochrony danych, które mogłoby powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw lub wolności, podejmiemy odpowiednie działania informacyjne przewidziane w RODO.

12. Dzieci i osoby małoletnie

Nasz serwis i program są skierowane do osób dorosłych. Nie kierujemy treści do osób poniżej 16 roku życia i nie gromadzimy świadomie ich danych. Jeśli jesteś rodzicem lub opiekunem i podejrzewasz, że dziecko przekazało nam dane, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected] – niezwłocznie usuniemy takie informacje i, o ile to możliwe, poinformujemy Cię o podjętych działaniach. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach będziemy chcieli świadczyć usługi na rzecz osoby małoletniej, poprosimy o zgodę rodzica/opiekuna i zastosujemy odpowiednie zabezpieczenia.

13. Zmiany w Polityce prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów, rozwojem naszych usług lub narzędzi technologicznych. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez baner na stronie, a jeśli posiadamy Twój adres e-mail w związku z trwającą współpracą – również wiadomością e-mail. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod adresem /privacy/. Data obowiązywania: 15 stycznia 2026.

14. Postanowienia dodatkowe i linki zewnętrzne

Nasza strona może zawierać odnośniki do zewnętrznych serwisów. Nie odpowiadamy za sposób, w jaki te podmioty przetwarzają dane, dlatego rekomendujemy zapoznanie się z ich politykami prywatności. W przypadku wątpliwości dotyczących niniejszej Polityki lub chęci uzyskania szczegółowych informacji o zastosowanych zabezpieczeniach, podstawach prawnych czy odbiorcach danych, skontaktuj się z nami – udzielimy wyjaśnień w możliwie najkrótszym terminie. Dodatkowe informacje dotyczące plików cookies i preferencji prywatności znajdziesz w dokumencie Polityka cookies oraz w naszym Regulaminie.